Digitalisasi Arsip Permudah Cari Data

Kearsipan mengalami perubahan, mengikuti perkembangan saat ini. Dimana, arsip fisik perlu dialih media, agar mudah ditemukan dan tidak rentan rusak. Karena itu, digitalisasi arsip terus dilakukan secara menyeluruh di lingkungan Pemerintah Kota Cirebon.

Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Cirebon Gunawan ATD DEA mengatakan, saat terjadi bencana, arsip fisik sangat terancam. Saat hilang atau rusak, dokumen tersebut tidak lagi dapat dimanfaatkan keberadaannya. Padahal, data dalam arsip, penting sebagai acuan masa depan. “Digitalisasi arsip permudah mencari data,” ucapnya.

Proyek perubahan Kepala Dispusip Kota Cirebon Gunawan, tercantum branding atau narasi kuat “Cirebon DigiArsip, Arsip Autentik untuk Masa Depan Indonesia”. Hal ini menunjukan, betapa pentingnya digitalisasi arsip bagi generasi penerus bangsa. Dengan digitalisasi arsip, lanjutnya, pencarian arsip dapat ditemukan kurang dari lima menit.

Dalam kearsipan, ada tahapan yang perlu dilakukan. Yaitu, digitalisasi arsip dengan alih media dari fisik ke file digital, dengan cara scan atau foto. Selanjutnya, autentikasi arsip dengan menandatangani elektronik file hasil scan atau foto arsip tersebut. File digital yang telah diautentikasi, kata Gunawan, secara hukum arsip resmi, sama dengan arsip fisik asli. “Arsip yang tersimpan baik, menjadi warisan bagi generasi masa depan,” ujarnya. (ysf)